Réponses aux appels d'offres (marchés publics)

Présenter des réponses aux appels d’offres est une excellente opportunité pour une entreprise de faire progresser son CA. Mais ces procédures sont toutefois contraignantes, rigoureuses, chronophages. Il s’agit là en effet, d’un montage de dossier administratif pas très simple à réaliser.

L’externalisation est donc une solution avantageuse. Elle doit se faire, bien évidemment auprès d’une personne expérimentée et spécialement formée à la réglementation spécifique des AO.

C’est pour cela que Télésecrétariat Services peut vous accompagner dans ces démarches. Cela vous permettra d’avoir la meilleure gestion possible des différentes étapes de vos réponses à AO.

 

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La recherche d'appels d'offres (Veille)

Il est essentiel pour une entreprise souhaitant donner une impulsion à son activité et donc à son CA de surveiller les marchés publics qui sont publiés. De cette façon, elle pourra se positionner sur des AO et y apporter la meilleure réponse possible grâce à :

  • L’inscription sur les sites spécialisés où sont publiés les appels d’offres ;

  • La recherche minutieuse selon des critères précis (géographiques, techniques, financiers, de planning…). Cette étape, qui doit être rigoureuse et régulière, peut prendre énormément de temps.

L'étude du dossier de consultation

Un appel d’offres repéré comme pouvant faire éventuellement l’objet d’une réponse doit donc tout d’abord être récupéré. Une analyse en détail des différentes pièces servira à s’assurer qu’une réponse est possible.

Ce dossier est en effet constitué de divers documents aux acronymes barbares tels que CCTP, RC, AE, dont il va falloir s’imprégner avant de décider d’une réponse ou pas.

La constitution du dossier de réponse à appel d'offres

Nous vous assistons ensuite dans la constitution du dossier de réponse (qui doit obligatoirement être dématérialisé depuis le 1er octobre 2018).

Nous nous chargeons de :

  • La préparation des imprimés de réponse obligatoires (DC1 et suivants, acte d’engagement…) ;

  • La récupération des informations de capacités techniques, financières,  professionnelles ;

  • La préparation des différentes pièces administratives et attestations demandées ;

  • La réalisation du mémoire technique (création/modification, mise en page selon le cadre demandé éventuellement dans l’offre et à partir des différents éléments que vous aurez fournis ;

  • La constitution du dossier à déposer et des enveloppes virtuelles ;

  • Le dépôt de votre offre sur la plateforme de l’acheteur public.

Attention, nous attirons votre attention sur le fait que nous ne pouvons pas répondre à un appel d’offres sans une collaboration complète avec vous. Une rencontre n’est pas nécessaire mais il y aura besoin de beaucoup d’échanges par mail ou de conversations téléphonique. La constitution d’une réponse à un appel d’offres demandera de votre part une grande implication.

Vous devrez obligatoirement être à jour de toutes vos cotisations fiscales et sociales. Sans cela la réponse à votre appel d’offres ne pourra être déposée.

Le suivi d'un appel d'offres après son attribution

Que votre candidature ait été retenue ou pas, elle doit absolument faire l’objet d’un suivi. Cela vous permettre d’en tirer des enseignements lorsque vous répondrez à d’autres appels d’offres.

Si votre candidature a été retenue, il faudra également penser à gérer le planning des envois de factures en fonction de l’avancement de la réalisation de la prestation en suivant l’échéancier figurant au marché. C’est également une tache dont nous pouvons nous charger pour vous.

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Vous pouvez faire confiance à Télésecrétariat Services en matière d'appels d'offres

  • Juin 2018 : Formation « Remporter un appel d’offres » CMA 31 (Toulouse) ;
  • Juillet 2018 : Formation « Dématérialisation des appels d’offres » CMA 31 (Toulouse) ;
  • Février 2020 : Formation « Chorus Pro » CMA 31 (Toulouse) ;
  • Mars 2020 : Formation complémentaire – Mise à jour des connaissances (https://ao-assistpro.fr/).

(Si vous ignorez ce qu’est un appel d’offres de marchés publics, vous prouvez trouver quelques informations générales sur ce lien).

Exemples de missions réalisées

  • Veille et recherche d’appels d’offres selon vos critères,

  • Montage du dossier complet de l’appel d’offres auquel vous aurez choisi de présenter une réponse,

  • Suivi de l’appel d’offres après son attribution (historique, gestion de la facturation des ao remportés),

  • Montage du dossier de demande de la clé de signature RGS** et assistance à l’installation sur votre ordinateur.

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